私はビルメンとして働く中で、待機時間や資格勉強の合間を使いながら、現場用のマニュアル書（手順書・図面メモ）を作成してきました。
ビルメンの現場では、意外と「マニュアルがあるだけで救われる」場面が多いです。たとえば、
- 新人教育
- 年数回しかない作業
- 引き継ぎ
- 属人化した業務
このあたりは、口頭だけだとどうしても抜け・漏れが出ますし、「知っている人が休みだと詰む」状況も起きやすいです。
そこでこの記事では、私が実際に作成して役立ったマニュアル書を4つ紹介しつつ、作成時に気をつけているポイントもまとめます。 これからビルメンとして働く方や、新人教育に悩んでいる方の参考になれば嬉しいです。
マニュアル書を作成する理由（新人教育・年数回作業・引き継ぎ）
新人教育をスムーズにできる
新人さんが入社すると、巡回ルートや設備の場所など覚えることが沢山あります。 特に最初は、
- どこへ行けばいいのかわからない
- 何を点検すればいいのかわからない
- 設備名称が覚えられない
など、不安に感じる人も多いです。
そのため、図面や写真付きのマニュアル書を作成しておくことで、待機時間などに確認してもらいながら効率よく教育できました。 「次の巡回はここ」「このメーターはここ」「この値が普段の目安」と、自走できる材料を渡せるのが大きいです。
年数回しかない作業を忘れないため
ビルメンの現場では、半年に1回や年に1回しか行わない作業があります。 そのため、
- どの順番で作業するのか
- どのバルブを操作するのか
- どこのブレーカーを切るのか
を忘れてしまうことがあります。
しかし、マニュアル書があることで確認しながら作業できるため、効率的に対応できるようになりました。 特に「順番ミス＝トラブル直結」の作業は、紙（またはデータ）で残しておくと安心感が違います。
引き継ぎ・属人化防止に効く
ビルメンの業務は現場ごとのローカルルールが多く、担当者の経験に依存しがちです。 マニュアルがあると、「その人しかできない」を減らし、休み・異動・退職があっても現場が回りやすくなります。
① 巡回ルートのマニュアル書（図面＋矢印＋点検項目）
新人さんが最初に覚えなければいけない業務の一つが巡回です。 巡回は「毎日やるけど、最初が一番きつい」業務だと思っています。
私はPDF図面をスクリーンショットし、Excelへ貼り付けた上で、
- 巡回方向
- 点検箇所
- メーター位置
- 点検内容
などを矢印や色分けでまとめていました。 正式図面だけではわかりにくいことも多いため、簡略化した図を作成することで新人さんにも理解してもらいやすくなりました。
実際に作成していたイメージ図
実際のマニュアルはExcelで作成していましたが、今回は情報管理の関係上、簡略化したイメージ図を掲載しています。
巡回方向やメーター位置を矢印でまとめることで、新人さんでも巡回しやすくなりました。
- 「最初に見るべきメーター」ベスト3（重要度順）
- 異常の目安（普段の値のレンジ、前回との差で見るなど）
- よくある見落とし（扉の奥、点検口、天井裏など）
- 危険ポイント（高温部、回転体、漏電注意など）
② 吸収式冷温水発生機の冷暖切替え作業（年2回作業の事故防止）
冷暖切替え作業は年に2回しか行わないため、経験が少ない人にとって難しい作業です。 さらに、設備や現場の条件によって微妙に手順が違うこともあり、慣れていないと不安になりやすいです。
そのため私は、
- どのバルブを開閉するのか
- どの順番で操作するのか
- 注意事項
をイメージ図付きでまとめていました。
特に、
- 減水警報
- 水抜け
- 順番ミス
など、実際にトラブルになりやすい部分も記載していました。 「なぜこの順番なのか」を一言でも添えておくと、初めての人でも判断しやすくなります。
冷暖切替え作業のイメージ図
実際のマニュアルを簡略化したイメージ図です。
年2回しか行わない作業だからこそ、図面付きで残しておくことで誰でも対応しやすくなりました。
③ 業者立会い時の鍵開け図面（迷わない・漏れない）
消防設備点検や特定建築物検査では、業者立会いを行うことがあります。
しかし、初めて対応する人は、
- どこの部屋を開けるのか
- どの鍵を使うのか
- どの順番で回るのか
がわからず困ることがあります。 立会いは「時間との勝負」になりがちで、迷うだけで疲れますし、業者さんにも気を遣います。
そのため私は、図面を簡略化し、
- マスターキーA
- マスターキーB
など色分けして、開錠場所をわかりやすくまとめていました。 鍵の種類が多い現場ほど、この手の資料があると強いです。
鍵開け図面のイメージ
立会い時に迷わないよう、開錠箇所を色分けしていました。
テナントへの声掛けや施錠確認なども記載することで、経験が少ない人でも対応しやすくなりました。
- 入室前の声掛け文（テンプレ）
- 入室NG・要連絡の部屋（担当者／連絡先）
- 「開けたら必ず閉める」施錠チェック欄
- 点検が終わった部屋に印をつける運用（チェックボックス等）
④ 受水槽清掃前の水抜き手順（断水・減水警報を防ぐ）
受水槽清掃では、業者さんが効率よく作業できるように事前準備が必要になることがあります。
特に2槽式受水槽では、
- 水位選択
- バルブ操作
- 排水手順
を間違えると、
- 減水警報
- 断水
- 水抜け
などにつながる可能性があります。 「やり直しが効かない」「入居者・テナント影響が出る」タイプの作業なので、緊張感も高いです。
そのため私は、
- なぜその操作が必要なのか
- どんなトラブルが起きるのか
まで記載したマニュアルを作成していました。 単なる手順だけでなく、目的（なぜ）とリスク（ミスると何が起きる）を書いておくと、判断の質が上がります。
受水槽水抜き手順のイメージ図
実際のマニュアルを簡略化したイメージ図です。
図面だけではなく、注意事項まで記載することでトラブル防止につながりました。
マニュアル書を作成する時の注意点（責任者チェックは必須）
上司や責任者に確認してもらう
マニュアル書を作成したら、自分だけで完結させず、上司や責任者に確認してもらうことが大切です。
私も以前、冷暖切替えマニュアルを作成した時に、
- バルブ数の違い
- 設備名称の違い
- 操作順番のミス
などを指摘されたことがあります。 当時は「否定されるのが怖い」という気持ちもありました。
「最初に作った人はすごい。否定されたとしても、第一人者であることは変わらない。」
責任者からこの言葉をもらったことで、「まず行動して作ることが大切なんだ」と感じました。 実際、完璧なマニュアルを最初から作るのは難しいです。 だからこそ、作る→見てもらう→直すのサイクルが現実的だと思います。
- 「誰がやっても同じ結果になる」粒度まで分解する（曖昧語を減らす）
- 設備の改修・名称変更があったら更新日を入れる
- 重要手順はチェックボックス化して“見落とし”を減らす
- 現場で印刷するなら白黒でも読める配色にする
よくある質問（マニュアル作りのコツ）
Q. マニュアルって、どこから作り始めるのがおすすめ？
個人的には、「新人が最初につまずくところ」か、「年1〜2回の作業」からがおすすめです。 困りやすい・忘れやすいところほど、効果が大きいです。
Q. 図面があるのに、なぜ簡略図を作るの？
正式図面は情報量が多く、初学者には“どこを見ればいいか”が難しいことがあります。 簡略図は「見るべきポイント」だけを残すので、現場教育や短時間の確認に向きます。
Q. 紙とデータ、どちらが良い？
現場によりますが、紙（現場に置く）＋データ（更新・バックアップ）の併用が強いです。 ただし図面や写真の取り扱いは情報管理のルールに従ってください。
まとめ
ビルメンの現場では、マニュアル書を作成することで、
- 新人教育
- 業務効率化
- 属人化防止
- 引き継ぎ改善
- 事故防止
など、様々なメリットがあります。
特に、図面や写真を使いながら「誰が見てもわかる形」にすることが大切だと感じています。 そして、作ったら終わりではなく、責任者チェックや更新を回すことで“現場で使える資料”になっていきます。
これからビルメンとして働く方や、新人教育に悩んでいる方の参考になれば嬉しいです。